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福澤さんの悩みを共有してみよう

いろんな人に悩みをうちあけたら、「それは誰でも同じことだ」という旨を言われることが非常に多いなと思いました(なんかあまり親切じゃないですよね)。それならば、悩みを共有できる場を作って、少しでも多くの人が見せかけでも安心が得られるように、とブログを作ることにしました。

企業や団体へ電話をかけるときに気を付けたいこと、ふたつ

まれに、電話でわかりにくい話し方をする人がいます。
人のふり見てわがふり直したいなと思ったのでメモしておきます。

ここを見ているかたは、わかりやすい話し方をしていると思います。
もしできてないかたが近くにいる場合は、ぜひ伝えてください。
よろしくお願いします。

第一、いきなり用件を話さない、最初は、担当窓口や担当者を確認すること。

 お互いが名乗った後、すぐに用件を話し出す人がいます。
例「××に住んでて、■■でエアコンをこのあいだかったんですけれども~、買ったエアコンが壊れちゃって~云々」
これは絶対にダメです。
なぜならば、企業や団体は、複数の人間がいて、それぞれに担当をもっていて、最初に電話を受けた人が「用件の担当の人」とは限らないからです。
よって、まず最初に「○○の窓口はこちらの電話でよろしいですか」とか「○○の担当の人はいますか」と尋ねることが必要です。
「○○」の部分は手短に、わかりやすくひとことで言って下さい(例・エアコンの修理の受付)。
もし、この担当を確認する作業をおこたると、電話口で何回も用件を話すことになって時間と労力を使ってしまいます。
また、担当の人がいなかった場合も、無駄な手間になります。

第二、結論から話す。結論だけを話す。

 結論に至るまでの過程や感想を話す必要はありません。
プライベートのおしゃべりでは、過程や感想についていろいろとしゃべって楽しむことも多いかもしれませんが、企業や団体へ電話をかけるときは、結論から話す、あるいは結論だけを話しましょう。

なぜならば、過程や感想は、目的達成において、必要ない情報、場合によっては有害な情報(自分の時間を無駄にする、電話先の相手に迷惑をかけるもの)だからです。

 

悪い例「今日うちの家族が病気で具合が悪くなってしまって、熱が39度あって、それで暑くてエアコンをつけようとおもったら、電源がつかなくなってて、動かなくなってて……」

 

よい例「エアコンが動きません。修理をお願いしたく、電話をしました」

 

もし、どうしても伝えておきたい過程や感想があれば、最後に話すようにします(「家族が熱を出して体調が悪いので、できるだけ早めに修理にきてほしいです」等)。
忘れそうな人は(忘れそうでない人でも)必ずメモを目の前に置いておきます。

 

とりあえず、最初はこの二つだけでいいんで、やってみてほしいです!!!!
スムーズに電話でのやりとりができるはずです。

※もし担当の人がいなかった場合、折り返してもらうか、自分から後でかけるか、自分と相手の状況に応じてきちんと決めてから電話を切ります。

 

どうぞよろしくお願い致します。